Selbstorganisation - Kalender, Wochen-, Jahresplaner, ToDo Lists, etc

[Flana]

Freunde der Sonne,

nachdem das neue Jahr in Riesenschritten naht und man als vorbildlicher Staatsbürger sich natürlich mit guten Vorsätzen kasteien muss, zähle ich auf eure Hilfe!

Na, Schmäh ohne: Das alte Jahr hat mich beruflich und auch privat dort und da an die Belastungsgrenzen herangeführt, wobei vieles davon wohl auch „selbstverschuldet“ ist, weil ich jemand bin, der gerne sein Chaos zelebriert und sich manches durch ein bisschen gezieltere Planung oder dadurch, dass man Dinge selber am Radar hat und sich nicht auf andere verlässt, hätte abschwächen bzw. verhindern lassen können.

Jetzt habe ich gestern und heute schon ein bisschen geschmökert und gibt es ja quasi endlose Möglichkeiten um seinem tristen Dasein ein bisserl Struktur zu geben. Das fängt bei den analogen Möglichkeiten mit den unterschiedlichen Einteilungen der Planer, Woche/Monat/…, an und hört auf, dass manche noch irgendwelche Spompanadln wie Fortschrittsplaner, irgendwelche Eso-Dinge (Motivationspipifax, …) und Co haben … 

Nachdem ich da, im analogen Bereich, derzeit nicht hundertprozentig fündig geworden bin, habe ich mir gedacht, dass es da sicherlich ja auch digitale Varianten gibt und du dort die Lösungen wohl individueller auf dich selber anpassen kannst. Zudem würde es den Vorteil des relativ einfachen Teilens geben und großes Plus wäre auch, dass evtl digitale Notizen gleich zu einzelnen Terminen, Tagespunkten, … gespeichert werden können. Also auch die Option, dass ich mir auf einem Tablet digitale Analognotizen mache und die dann gleich bei der Hand habe, würde mir gefallen …

Aber das Ganze soll eh ein eher offenes Thema sein und wäre ich über Anregungen dankbar, wie ihr euch organisiert und vllt auch irgendwann den Schritt vom Cpt. Chaos zum Termin und Notizen Monk geschafft habt …

bearbeitet 26. Dezember 2022 von Flana

[mazunte]

Outlook Kalender der dann auch am I-Phone synct. Analog benötige ich immer noch einen Tischkalender. Tagesverfassung muss unbedingt für mehr Termine passend sein bei mir und hin und wieder die Bereitschaft den ein oder anderen Termin nach hinten zu verlegen; Prioritäten setzen; Auch wenn das ggü. meint dass muss so sein, frage ich mich immer öfter was die so in einer Stunde an Poppel aus der Nase ziehen!?
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Ebenfalls mit einer anderen Mailadresse arbeite ich sehr gerne mit tutanota.com
 

[aurinko]

Flana schrieb vor 1 Stunde:

Aber das Ganze soll eh ein eher offenes Thema sein und wäre ich über Anregungen dankbar, wie ihr euch organisiert und vllt auch irgendwann den Schritt vom Cpt. Chaos zum Termin und Notizen Monk geschafft habt …

Für was brauchst du es genau? Rein beruflich oder möchtest du auch private Sachen vermerken?

Geht es nur um Termine (z.B. 11:00 Besprechung, 12:00 Uhr Zahnarzt) oder soll es auch so eine Art ToDo Liste werden mit Rasenmähen, Autowaschen, Projektbericht fertig stellen?

Reichen dir die großen Schlagworte oder brauchst du noch Unterpunkte?

Sind das ToDos die nur für dich sind oder die auch andere Personen betreffen?

 

Ich selbst arbeite hauptsächlich mit den Microsoft Produkten - wenn eine E-Mail in Outlook reinkommt, die eine etwas längere Aufgabe (d.h. was nicht in 15 Minuten erledigt und beantwortet ist) wird es in eine Aufgabe mit Fristen / Erinnerung umgewandelt. Regelmäßig stattfindende Aufgaben habe ich ebenfalls dort hinterlegt. 

Alles was unabhängig von E-Mails ist wird Microsoft Planer genutzt (der ist bei uns irgendwie mit Teams verknüpft). Das bietet den Vorteil, dass einem auch andere Personen Aufgaben zuweisen können, bwz. mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten; man kann Teilaufgaben / Notizen hinzufügen und diese auch separat als erledigt markieren.  Die Aufgaben durch Verwendung verschiedener Farben auch irgendwie Kategorisieren und wenn man es wirklich gemeinsam im Teams nützt sieht auch der Vorgesetzte jederzeit den Status bzw. was zu tun ist/bei wem es liegt. Wir haben das bei uns im Team als Art "Kanban" aufgebaut. Solche Planer Listen/Kanbans kann man für alle MS Teams anlegen in denen man ist und es gibt dann eine Ansicht, wo man alle seine Aufgaben sieht (man könnte sich irgendwo für sich auch noch eine eigene ToDo Liste anlegen, die die anderen nicht sehen - aber da dass bei mir die Aufgaben sind, die ich über Outlook abdecke und sie dort wesentlich schneller anzulegen sind als wie in Planer, mache ich das nicht).

 

Wichtige Private Sachen haue ich mir auch ins Outlook mit Erinnerung - das merke ich mir dann schon, wenn die Erinnerung am Mittwoch aufblockt, dass ich dann in den nächsten 1-2 Tagen irgendwas machen muss. Ansonsten habe ich daheim einfach ein Post it am Kühlschrank picken auf dem ich schnell was notieren kann z.b. wenn ich mit meiner Mutter telefoniere und die mir irgendwas anschafft. Weil daheim habe ich kein Outlook und solange ich nicht muss will ich es auch nicht auf meinem Privaten Handy haben (weil die Gefahr halt doch groß ist, dass man dann im Urlaub / Wochenende / Feierabend noch schnell seine Mails durchschaut)

[Flana]

aurinko schrieb vor 2 Stunden:

Für was brauchst du es genau? Rein beruflich oder möchtest du auch private Sachen vermerken?

Geht es nur um Termine (z.B. 11:00 Besprechung, 12:00 Uhr Zahnarzt) oder soll es auch so eine Art ToDo Liste werden mit Rasenmähen, Autowaschen, Projektbericht fertig stellen?

Reichen dir die großen Schlagworte oder brauchst du noch Unterpunkte?

Sind das ToDos die nur für dich sind oder die auch andere Personen betreffen?

 

Ich selbst arbeite hauptsächlich mit den Microsoft Produkten - wenn eine E-Mail in Outlook reinkommt, die eine etwas längere Aufgabe (d.h. was nicht in 15 Minuten erledigt und beantwortet ist) wird es in eine Aufgabe mit Fristen / Erinnerung umgewandelt. Regelmäßig stattfindende Aufgaben habe ich ebenfalls dort hinterlegt. 

Alles was unabhängig von E-Mails ist wird Microsoft Planer genutzt (der ist bei uns irgendwie mit Teams verknüpft). Das bietet den Vorteil, dass einem auch andere Personen Aufgaben zuweisen können, bwz. mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten; man kann Teilaufgaben / Notizen hinzufügen und diese auch separat als erledigt markieren.  Die Aufgaben durch Verwendung verschiedener Farben auch irgendwie Kategorisieren und wenn man es wirklich gemeinsam im Teams nützt sieht auch der Vorgesetzte jederzeit den Status bzw. was zu tun ist/bei wem es liegt. Wir haben das bei uns im Team als Art "Kanban" aufgebaut. Solche Planer Listen/Kanbans kann man für alle MS Teams anlegen in denen man ist und es gibt dann eine Ansicht, wo man alle seine Aufgaben sieht (man könnte sich irgendwo für sich auch noch eine eigene ToDo Liste anlegen, die die anderen nicht sehen - aber da dass bei mir die Aufgaben sind, die ich über Outlook abdecke und sie dort wesentlich schneller anzulegen sind als wie in Planer, mache ich das nicht).

 

Wichtige Private Sachen haue ich mir auch ins Outlook mit Erinnerung - das merke ich mir dann schon, wenn die Erinnerung am Mittwoch aufblockt, dass ich dann in den nächsten 1-2 Tagen irgendwas machen muss. Ansonsten habe ich daheim einfach ein Post it am Kühlschrank picken auf dem ich schnell was notieren kann z.b. wenn ich mit meiner Mutter telefoniere und die mir irgendwas anschafft. Weil daheim habe ich kein Outlook und solange ich nicht muss will ich es auch nicht auf meinem Privaten Handy haben (weil die Gefahr halt doch groß ist, dass man dann im Urlaub / Wochenende / Feierabend noch schnell seine Mails durchschaut)

Idealerweise berufliche (das wird wohl der Schwerpunkt sein), als auch vereinzelte private Dinge … da wird sich mit fortschreitendem Alter der Mädels auch mehr und mehr ergeben, was man irgendwie abstimmen muss und im Hinterkopf behalten sollte - auch das spräche wohl für eine share-able digitale Lösung, bei der gewisse Dinge für mich und die Freundin gleichermaßen abrufbar sind.

Prinzipiell geht es eh mehr um ToDos als um Termine - zu den Terminen werde ich eh eingeteilt. Interessant wäre es eben dann aus Terminen Notizen und (daraus resultierend) Aufgaben daraus dann schön sortiert mit den Terminen verknüpft abrufbar zu haben. Das ist ein bisserl ein Schwachpunkt, weil doch viele Termine auf mich einprasseln und das dann nicht immer ganz sauber dokumentiert wird. Notizen irgendwo schlampig auf „Kaszetteln“, die dann nicht so nachbearbeitet werden wie ich mir das eigentlich vorstelle.

Gerade da würde mir eben entweder ein analoger Kalender, wo du zusätzlich noch Platz für Notizen hast, oder eben eine digitale Lösung, dass ich zum Termin dann einfach das pdf mit dem Gekritzel dazuhänge helfen.

Zu allererst ginge es mir einmal darum, dass ich meine Abläufe ein bisserl strukturiere und optimiere. Im Idealfall reist man halt noch jemanden mit …

[aurinko]

Es ist jetzt schwierig da irgendwelche Empfehlungen abzugeben - irgendwie habe ich den Eindruck, dass bei euch in der Firma/Team  "Projektmanagement" nicht wirklich verbreitet ist. Scheinbar hat da jeder Mitarbeiter sein eigenes Schema / Methodik und dann wird es natürlich schwierig. 

Wir haben bei uns vor 4 Jahren in der kompletten Firma Kanban und Shopfloarboards eingeführt - zuerst analog und seit Beginn von Corona und dem damit verbundenen HO halt digital mittels MS Teams / Planner.  Wir nutzen Teams wirklich sehr intensiv und haben quasi für alles eigene Teams mit div. Kanälen, Whiteboards, abgelegten Protokollen und eben Aufgabenlisten in Planner. Da tut man sich dann leichter, weil doch alle quasi nach dem gleichen Schema arbeiten 

 

Wenn ihr bei euch in der Firma Microsoft Outlook / Teams (über MS 365) habt würde ich ehrlichgesagt auch dabei bleiben und nicht eine Drittanbieterlösung suchen, weil das aufgrund der fehlenden Konnektivität nur Mehrarbeit gibt. 

 

 

[aurinko]

Flana schrieb vor 6 Stunden:

Zu allererst ginge es mir einmal darum, dass ich meine Abläufe ein bisserl strukturiere und optimiere. Im Idealfall reist man halt noch jemanden mit …

Das beste hierzu wäre überhaupt ein Seminar zum Thema Selbst- / Zeitmanagement. So eines wurde bei uns vor 3 Jahren auch in der Firma angeboten. Vielleicht kannst du da was bei dir anleiern bzw. eines für dich rausschlagen.

Abgesehen davon kannst du dir jetzt für den Anfang auf Youtube ein bisschen Input holen. Ich habe das damals nach dem Seminar auch getan und mir noch einige vertiefende Videos angeschaut - weil ich danach mein ganzes E-Mail / sonstiges Ablagesystem, wie auch meine persönliche Arbeitsorganisation sowie Aufgabenplannung umstrukturieren wollte. 

Ein guter Kanal ist dieser da (da schaue ich auch heute noch gelegentlich ein Video - gerade wenn es um irgendwelche neuen Funktionen in den MS Programmen geht)

https://www.youtube.com/@buerokaizendigital/videos

[Frohnatur]

Ich habe einen Monatskalender vom Pagro, ca. 30x30 mit motivierenden Landschaftsbildern auf der Rückseite, direkt neben der Eingangstür hängen, in dem ich alle wichtigen Termine (Arzttermine, Feiern, Verpflichtungen, etc.) eintrage. Beim Rausgehen/Heimkommen schaue ich da fast zwangsweise drauf und seitdem vergesse ich die privaten Termine (fast) nicht mehr. Ich hätte zwar gern einen größeren Kalender (A1-A2), aber da finde ich nix Gescheites zu einem vernünftigen Preis.

Einen Monatskalender finde ich generell extrem praktisch, mein früherer Wochenkalender hat mir immer wieder Überraschungen "eingebrockt". Wenn man am Sonntag Abend umblättert und dann einen wichtigen Termin am Montag sieht, war ich schon wieder von meiner Vergesslichkeit genervt.

Das ist halt für Privates recht praktisch. Für Berufliches ist mMn eine digitale Lösung besser, wie du/ihr schon schreibt.

[aurinko]

Frohnatur schrieb vor 32 Minuten:

Ich habe einen Monatskalender vom Pagro, ca. 30x30 mit motivierenden Landschaftsbildern auf der Rückseite, direkt neben der Eingangstür hängen, in dem ich alle wichtigen Termine (Arzttermine, Feiern, Verpflichtungen, etc.) eintrage. Beim Rausgehen/Heimkommen schaue ich da fast zwangsweise drauf und seitdem vergesse ich die privaten Termine (fast) nicht mehr. Ich hätte zwar gern einen größeren Kalender (A1-A2), aber da finde ich nix Gescheites zu einem vernünftigen Preis.

Einen Monatskalender finde ich generell extrem praktisch, mein früherer Wochenkalender hat mir immer wieder Überraschungen "eingebrockt". Wenn man am Sonntag Abend umblättert und dann einen wichtigen Termin am Montag sieht, war ich schon wieder von meiner Vergesslichkeit genervt.

Das erinnert mich, dass meine Schwester einen privaten Familienkalender hat - da gibt es für jedes Familienmitglied eine Spalte, untereinander stehen alle Tage eines Monats. Da werden dann alle Sachen eingetragen, damit nichts verloren geht. 

 

[benni889]

aurinko schrieb vor 16 Minuten:

Das erinnert mich, dass meine Schwester einen privaten Familienkalender hat - da gibt es für jedes Familienmitglied eine Spalte, untereinander stehen alle Tage eines Monats. Da werden dann alle Sachen eingetragen, damit nichts verloren geht. 

 

bzgl privat fam. Kalender. Meine frau und ich haben google kalender zusammengelegt, synct top. Wenn sie was ändert, einträgt etc sehe ich auch am handy. Auch umgekehrt, so kann ich unterwegs etwas ausmachen ehe ich an schass bau

[Relii]

Mit der frau gemeinsam ebenfalls einen google-kalender geteilt, für sonstige private termine auch gerne einen taschenkalender, weil ich am handy ewig lange brauch, um einen termin am 15. märz von 13-15 uhr eizutragen und ich da schon öfter irgendeinen scheiß eigegeben hab (falscher tag, falsche uhrzeit, whatever) - wobei ich dann ab mai/juni/juli vermehrt drauf pfeife, weil ich den kalender dann nirgends mehr einstecken kann. Beruflich bin ich eigentlich unorganisiert und hab halt die einträge im outlook wenn jemand was ausschickt.

[Mr_Rotten]

Privat: Google Kalender am Handy geteilt mit meiner Freundin (nutze aber nur ich, sie tragt ihre Termine in einen Offline Kalender ein) zudem den Outlook Kalender in der Firma, sofern ich arbeite (bei ganz wichtigen Dingen wie z.B. Tochter von der Krippe abholen).
Weil ich das Handy meistens auf lautlos habe und mir dann die Benachrichtigung nichts bringen würde.

Beruflich:

Outlook/Teams Kalender